Zeitstrahl / Zeit-Aufgaben-Matrix – Rahmendaten
Zeit: 1h
Ziel: alle Aspekte einer Projektidee sammeln und nach Kriterien clustern + Umsetzungszeitraum und Verantwortliche festlegen
Material:
- Beispiel-Flipchart für Methoden-Erklärung
- Post-Its & Eddings
- weitere freie Charts zum Ausprobieren in Kleingruppen
Ablauf
- Phase 1: Erklärung der Methode
– Anhand des Beispiel-Charts wird die Methode (theoretisch) erklärt:
▪ Auswahl eines SMARTen Ziels/ einer Projektidee
▪ Matrix mit zuerst leerer linker Achse & Zeitstrahl auf unterer Achse
▪ Sammeln von Aufgaben, die für die Umsetzung der Projektidee wichtig sind
▪ Prüfen, ob Aufgaben zusammengehören. In diesem Fall: clustern und Oberkategorien an linke Achse kleben
▪ Aufgaben zuteilen nach Kategorie und Umsetzungszeitraum
▪ wenn gewünscht: Verantwortlichkeiten festlegen (z.B. mit Namenskürzeln)
– Dann kann die Gruppe ein SMARTes Ziel vorschlagen, für welches die Zeit-Aufgaben-Matrix exemplarisch erklärt werden soll, z.B. “Flyer mit Tipps”:
ÖA – Bewerben des Themas über Newsletter & Plakate – Verteilung auf Messen / über Büro
Finanzierung – Finanzierungsmöglichkeiten ausfindig machen (XY) – Geldgeber ansprechen – Dank an Geldgebe
Material – Druck des Flyers (Druckerei)
Inhalte – Erstellen der Inhalte – Einpflegen der Logos der Förderer
Heute → z.B. Okt. 2019
◦ Die Seminarleitung erklärt das Beispiel und die TN können Rückfragen stellen.
- Phase 2: Anwenden der Methode
◦ A) Entweder wird die Methode nur exemplarisch angewendet. Dann eignen sich mehrere Projektideen, die in unterschiedlichen Kleingruppen bearbeitet werden. Die TN kriegen z.B. 15min Zeit, um alle groben Punkte zu sammeln und einzuordnen.
◦ B) Oder die TN entscheiden sich für ein Beispielprojekt, was mit der gesamten Gruppe umgesetzt werden soll. In dem Fall bekommen die TN mind. 30 Min Zeit und füllen die Matrix gemeinsam detailliert aus. - Phase 3: Austauschen über Methode
◦ Nach dem Erstellen der Matrix kommen die TN im Plenum zusammen und können ihre Ergebnisse präsentieren und offene Fragen besprechen.
Varianten
- Bei der Kennzeichnung von Verantwortlichkeiten zu den jeweiligen Aufgaben kann man z.B. durch verschiedenfarbige Stifte klar machen, welche Aufgaben von Gruppenmitgliedern (also intern) erledigt werden können und für welche Aufgaben man Unterstüzung von anderen (also extern) benötigt. Das gibt ein klares Bild, ob man z.B. erst noch weitere Gruppenmitglieder gewinnen muss, bevor man das Projekt startet oder erst mit der Finanzierungssuche beginnen muss, um professionelle Dienste in Anspruch nehmen zu können.
- Wenn die Methode soweit klar ist, können auch Abhängigkeiten in der Matrix mit vermerkt werden, wenn alle Aufgaben geclustert wurden. Dafür eignen sich z.B. Pfeile, die man mit Edding zwischen den Aufgaben einzeichnet, die voneinander abhängig sind (z.B. “zuerst Geldgeber finden und dann Logos der Geldgeber im Kalender platzieren”).
- Für gut strukturierte Gruppe, die klare inhaltliche und zeitliche Zielsetzungen sowie Veranstwortlichkeiten in der Gruppe haben, bietet es sich an, GANT-Charts vorzustellen. Hier werden pro Aufgabenblock die Unteraufgaben detailliert ausformuliert und zeitlich genau festgesetzt. Hierfür braucht man entweder ein sehr breites Flip-Chart oder man erstellt die Übersicht am PC in einer Excel-Tabelle oder nutzt gleich professionelle Programme.
Quellen: netzwerk n e.V. (Hrsg.): methodensammlung n (Stand: März 2017) und (1. Auflage Februar 2018)
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